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Todo tipo de organización busca tener presencia en el mercado, y por ello emite y comunica su propia identidad y la de los productos o servicios que ofrece, esto con el único objetivo de captar más clientes. Muchas empresas, en especial medianas y pequeñas que se encuentran en la ciudad de Santa Cruz, no cuentan con una persona encargada del área de comunicación, es más, no toman a los medios de comunicación con la seriedad que se merecen y olvidan que ellos tienen el poder de transmitir el mensaje que deseamos.
Por lo tanto, la manera de como tratamos y atendemos a los medios, antes, durante y después del evento, es muy importante y de ello dependerá en convertirlos en nuestros “aliados” o “enemigos”. Para mantener y/o mejorar nuestras relaciones con los periodistas, todo inicia desde el contacto directo que debemos tener de forma cordial y formal para hacer la invitación a la actividad, ya sea por correos electrónicos personales y llamadas telefónicas, hoy en la actualidad es muy utilizado el WhatsApp, pero no es muy recomendable puesto que es muy informal.
Durante el evento se deben tomar en consideración varios elementos; empezando por el espacio donde se atenderá a los medios, lugar que debe estar totalmente adecuado con los colores de la institución, banners, atril, micrófono, proyector de imágenes si es necesario. Asimismo los periodistas deben ser recibidos por una persona responsable que los guíe con el vocero, explique las características de la actividad, evento o conferencia y deberá entregarles a cada uno una nota de prensa con toda la información plasmada de manera concisa, clara y directa de todo el evento, puesto que en las actividades o conferencias de prensa, los periodistas buscan recibir documentación completa, obtener noticias de alto interés informativo y estrechar contactos con directivos de la empresas o instituciones que los convoquen.
De la misma manera es importante, que si algunos colegas periodistas se retrasan dar un tiempo de espera, pero no demasiado. Algo que nunca se debe dejar de lado es que el vocero al iniciar una conferencia o atención a los medios siempre debe saludar a la audiencia y agradecer a los medios de comunicación por su asistencia. Después del evento, las buenas relaciones deben continuar, enviando fotografías del evento e información nueva, esto para hacer seguimiento a la publicación de nuestra actividad en los medios.
